ＯA機器の管理ですが、皆様どのようにされていますか？複合機はカウンター契約なのでメーカーに電話したら良いとして、パソコンやレーザープリンターなど台数の多いＯＡ機器や、サーバーなどの高度な管理を必要とするＯＡ機器などオフィスには様々な機器があふれています。管理がバラバラ、コストも把握できていないのであれば、いっそのこと外注してみませんか？
今回はＯＡ機器の管理を外注するメリットについてお伝えします。
目次
- ＯＡ機器の管理とは？
- 外注するメリット
- まとめ
１．ＯＡ機器の管理とは？
ＯＡ機器の管理とはそもそも何でしょうか？
固定資産になっているものは管理台帳に記載して総務が管理しているだけ。パソコンは故障したらメーカーに修理を手配するか、あきらめて買い換えるか…。プリンターはリサイクルトナーを使っている場合は販売店に電話して故障の対応をしてもらうけれど、トナーの交換品はすぐに届いても本体の修理には時間や費用が掛かっている。これが多くの中小企業の現状ではありませんか？
実はＯＡ機器と一言で言っても様々な機器があります。また、管理の窓口が一本化されていないことが多く、故障したときにはじめてその管理状況の不便さに気づきます。ですからOA機器の管理とは、管理を一つの会社にまとめることを理想とする管理方法です。
２．外注するメリット
パソコン屋さんはプリンターや複合機のことがあまりわかりません。一方、プリンターや複合機を扱う人はパソコンのことがあまりわかりません。これではなかなか管理窓口を一本化できませんね。今回は故障すると非常に困るパソコンやサーバーとプリンター（複合機）に絞って管理を一本化できないかを考えてみます。では、どのように一本化するのでしょうか？
①プリンターをサブスクで運用し、故障時のメンテ費用を無料にして、リサイクルインクやリサイクルトナーを活用したコストダウンを図る。
②サブスクでプリンターを管理する会社にパソコンの管理もお願いする。サブスク形式を好まないのであればスポット形式でもよいでしょう。注意点があります。一つはパソコンの台数によって費用が変わるのと、スポットの場合は対応が遅くなりがちだということです。どうしてもサブスクで管理できるお客様に対してメンテナンス体制を構築する関係でそうなります。早い対応を希望する場合はサブスクで管理をしてもらった方が満足度が高いでしょう。
③リースなどの契約上サブスクでプリンター等を契約できない場合は、トナーやインクの販売店に故障時の対応をお願いしておく。純正品やリサイクル品などが混在している場合は対応窓口が一般的には異なるが、リサイクルトナーの販売店であれば純正品も同時に扱えるため、リサイクルトナーの販売店にすべてお願いするのが得策。さらに、その販売店が①や②のすべてできれば完全に一本化できる。
３．まとめ
いかがでしたか？一本化しにくい分野ですが、実はやり方があるのです。弊社の場合、2で述べた①②③がすべて行えます。管理を一本化したい場合はご相談ください。