デジタル化が叫ばれています。パソコンとスマホがあればどこでも仕事ができる時代になっています。なんとなくOA機器という言葉が死語になりそうに私自身が感じています。「OA機器ってなんだっけ？」とOA機器を具体的にイメージできなくなる時代が来ているように思います。そんな中で存在感を出すのはスキャナーではないかと考えます。今回はOA機器の中でスキャナーが注目される理由とは？と題してお届けします。
目次
- 今、スキャナーが注目される理由
- スキャナーの活用方法３選
- まとめ
１．今、スキャナーが注目される理由
デジタル化はオフィスから紙が無くなることだと言えます。紙を介した情報交換には制限が多いからでしょう。在宅勤務を可能にするのも脱ハンコのような書類を無くす動きや考え方の変化があるからこそ。
さて、そんなとき「紙データ→デジタルデータ」や「デジタルデータ→紙データ」という変換が必ず発生します。弊社のお客様で税理士事務所があるのですが、なんとデスクには二人に１台の割合でスキャナーが置かれています。クライアントから送られてくる紙データをスキャンしてドキュワークス上で処理するのです。デスクの上には紙がない。コロナ渦で税理士が自宅で仕事をすることに壁がありましたが、現実的にオフィス内で感染が発生すれば背に腹は代えられず在宅勤務をせざるを得ない。そんな状況の中で早くにスキャナーをフル活用していた同事務所は大きな混乱を抱えることなく業務を継続していました。
２．スキャナーの活用方法3選
さて、実際の活用方法を考えてみましょう。いずれも弊社のお客様が実践している活用方法です。
①AI-OCRと組み合わせてスキャンデータをデジタルデータに変換する
OCRの活用方法としてスキャンしたデータをデジタル化し定形業務を効率化するという活用方法があります。AIで学習してゆきますから、使っていくに従い読み取り精度が上がります。受付で患者さんに書いてもらう情報を紙で保管するのは大変ですから、それをスキャンしてOCRでデータ化し、紙の保管場所を無くして過去のデータを検索しやすくしたクリニックがあります。
②ドキュワークスを活用して外部から届く紙データをデジタル化し、デスクトップ上で処理する
先の税理士法人の事例です。顧問先から紙で届くデータをすぐにスキャンしてドキュワークス上で処理するのです。共有がスムーズになり、業務効率が上がります。
③オフィス内に小型のインクジェット複合機を配置し、スキャンや印刷が手軽にできる環境を作る
ある程度広いオフィスでの活用方法です。大型の複合機は値段も高く設置面積も必要です。しかし、小型のインクジェット複合機であれば値段も安く設置場所も取りません。社員のできるだけ近い場所に設置するため、数台のインクジェット複合機をオフィス内に細かく設置することで業務効率を上げています。
３．まとめ
いかがでしたか？インクジェット複合機をオフィス内に細かく設置する場合にサブローというサービスがとっても便利です。初期費用もインクも無料です。インクは自動で配送されます。故障した場合の修理費用も掛かりません。導入コストも運用コストも身軽なサブローでデジタル化を進めてみませんか？