在宅勤務で生産性を上げるにはペーパーレス化がポイントになります。しかし、このペーパーレス化、強引に進めようすると現場との軋轢でストップしてしまうことも。やりなれた方法で成果を上げてきたひとにはやり方を変えることに抵抗があるのです。またせっかくツールを導入しても活用されていないということも懸念されます。ということで、ペーパーレス化を成功させる3つのポイントをお伝えします。
目次
- うまく行かない理由
- うまく行かないことを成功事例に変える3つのポイント
- まとめ
１．うまく行かない理由
上手く行かない理由は主に今までのやり方を変えたくないという現場の思い、あとは具体的な進行イメージが沸かないので途中で頓挫するという２つの理由があります。
２．うまく行かないことを成功事例に変える3つのポイント
①ポイント１
紙は無駄だ！紙を使う時間も紙代も無駄だ！とコストダウンを目的にすると多くの場合失敗します。現場の人は無駄と感じる部分もあるかもしれませんが、どこがどのように無駄なのかは人それぞれ感じていることが異なります。ではどうするか？例えばこう考えましょう
①お客様対応品質を向上させましょう
②本来業務に注力するため、IT化を含めた業務環境を改善しましょう。
などなど。うんうん、それは必要だ！と目的が一致します。その結果早く帰れるなんてボーナスが付いたらみんな協力的になりませんか？
②ポイント２
ペーパーレス化部門を設置して担当者任せは失敗のもと。なんかやっているよねーみたいに社員が傍観者になりませんか？そこで、こうしてはいかがでしょうか？
①取り組むべき対象の明確化
②優先順位を付けた計画の立案
③役員クラスを巻き込んでPJ型の推進体制
特に3番目は非常に重要です。役員がしっかり見張っているとなれば社員は傍観者になりませんね。
③ポイント３
なんだかペーパーレスになっても「うれしくない・・・。」という社員の感情。
人は達成感を求めます。達成すると嬉しい。誰かの役に立つとかになればもっと嬉しい。自分が貢献しているという達成感を味わうために積極的に参加を促しましょう。
３．まとめ
いかがでしたか？パペーパーレス化は今後のトレンドです。生産性こそが企業の生き残りを左右するものかもしれません。DocuWorksを使ってペーパーレスプロジェクトを一緒にやりませんか？