既に対応を完了している企業はたったの15%と言われています。残りの８５％は現時点で情報収集中ということになります。この中で必ず押さえるべきポイントは①会計処理②請求発行③電子保存の3つと言われています。ではOA機器に関連する電子保存の分野に焦点を当てて今回は見てゆきましょう。
目次
- 期日内で法対応準備を完了すべき電子保存に関する3つの点
- どの方法が便利？
- まとめ
１．期日内で法対応準備を完了すべき電子保存に関する3つの点
以下の3つの点を意識しましょう。
- 電子で授受している取引データの有無を確認
- 取引データ改ざん予防への対策実施
- 規定・運用手順書の準備
今回の法律は納税者の国税関係帳簿書類の保存にかかる負担軽減を図る目的があり、電子で保存することを認めた法律になります。帳票の種類、作成、受け取り方法により保存方法が異なります。
２．どの方法が便利
保存方法には3つ考えられます。
- 会計ソフトなどで電子的に作成した帳票 → 電子帳簿保存
- 領収書・請求書を紙で受領 → スキャナ保存
- Eメールで授受またはネットからダウンロード → 電子取引（取引した情報をデータで保存）
さて、この法律は紙とデータ両方で保存することを認めています。しかし、電子保存への対応準備は必要です。なぜなら電子に統合したほうが効率的だからです。ではそのために何を決めたらよいのでしょうか？それは
- 保存ルール
- 検索ルール
- 保存場所（データの置き場所）です。
この中でOA機器に関連するのはFAXの部分です。複合機のペーパーレスファックス機能を活用すると訂正や削除ができないためです。これまでレーザープリンターを置いていた場所に小型の複合機を設置し、ペーパーレス機能だけでなく、スキャンやコピー、プリントがすべてできる環境を作っておくことが法対応とあわせて業務効率アップにつながるOA機器の活用方法になるものと思われます。
３．まとめ
いかがでしたか？実は複合機はこれからも企業で大活躍するOA機器の一つです。ペーパーレスになることでプリンターの利用度合いは減少するかもしれませんが、複合機であれば様々な機能が付いていますから、これからはプリンターを置いていた場所に小型のインクジェット複合機を置いていく時代になるとエスアイエス・パートナーズでは考えています。よりコストを下げて柔軟に複合機を運用できるのは弊社のサービスであるサブローです。どんなサービスかをぜひプレゼンさせてください。お問合せお待ちしております。