電子帳簿保存法対応について今回も取り上げます。様々なルートで届く各種帳票。紙と電子の両方で保存が可能ですが、いろいろ条件なども緩和されたこともあり、すべて電子で保管するのがよさそうです。
今回は保存の方法についてお伝えします。
目次
- どんな保存方法があるか？
- クラウドサービスにするメリット
- まとめ
１．どんな保存方法があるか？
保存に関してはすぐにデータを検索して閲覧することができることが非常に重要です。そのためにはデータが安全な場所に保管されていなければなりません。保存ルールと検索ルールを満たしていればなんでも良いのですが、考えられる保存方法に２つのタイプがあります。
①サーバーやNAS
自社にあるサーバーやNASに保存する方法です。身近な場所にあるという安心感があります。しかし、老朽化した場合の更新や買い替え時のデータの移行など少々めんどくさい面もあります。また、ネットワークにつながっていることでウイルスに攻撃を受けた際に暗号化され、データが復旧できなくなる恐れもあります。
②クラウドストレージ
有料でクラウド上にあずかってもらうサービスです。サブスクリプションなので毎月定額で掛かります。しかし、ネットワークにつながっていないので、ウイルスの攻撃については安心です。ＢCP対策としては良い選択になります。
２．クラウドサービスにするメリット
クラウドにするメリットはアクセスの良さ、データの保存性の高さに大きなメリットがあります。いつでも検索できるというルールがあります。データが壊れるのはサーバーに保管されたデータがサーバー故障で取り出せないとか、ランサムウエアの攻撃を受けて暗号化され、データの復旧ができないなどでしょう。その点クラウドサービスはお金が掛かりますが保存の要件を満たすため非常に有効です。
３．まとめ
如何でしたか？保存するデータ量はきっと非常に多くなると思われます。企業には様々な情報が保管されています。何をどのように保存するのか？ルールをしっかり決めて、電子帳簿保存法に対応できるようにしたいものです。