2023.02.24
コラム
ペーパーレス化を進めると働く場所の制限を取り払うことができ生産性が上がると言われています。さて、ではどこに紙はあるのでしょうか？複合機は紙のターミナル駅と言えます。ファックス、プリント、コピーと紙が行きかう場所です。ではそのターミナル駅の稼働状況を見てみましょう。
目次
- 複合機は紙のターミナル駅
- どこから紙がやって来る？その分析をしよう
- まとめ
１．複合機は紙のターミナル駅
複合機は紙のターミナル駅です。それは様々な場所からやって来るデータを紙で出力するからです。まずはファックス。注文書だけでなく、ファックスＤMなども多いでしょう。次にプリントです。プリントはパソコンから送られて来るデータを出力しているだけです。外部に持ち出す資料や上司に提出する資料などもあるでしょう。最後にコピーです。写しが欲しい場合にコピーを使います。なぜコピーが必要でしょうか？分析する必要があります。
２．どこから紙がやって来る？その分析をしよう
①ファックスが多い
ファックスの受信量の多さは、受信した数だけ紙を使った前後工程があるということを示しています。全社では割合が少なくても、拠点や部門別に分析すると特定の部署でファックスが多い可能性があります。
②プリントが多い（ファックス・コピーがほとんどない）
ファックスやコピーが少ないのは紙に依存した業務が少ないということ。保管だけのために印刷しているのだとしたら、紙で保存する必要がないものは印刷しないようにすればペーパーレス化は意外に簡単にできるパターンです。
③コピーが多い
コピー量の多さは紙が紙を生むという紙への依存体質が非常に高いということ。部門別にみるとコピーが多い部署があるはずです。
３．まとめ
いかがでしたか？紙がどこから来るのか？によってペーパーレス化するプロセスが異なります。ワークフローを見直す際に、複合機の使い方を分析してみましょう。