最近よく耳にする機会が多くなった在宅勤務。これは自宅を勤務場所とする新しい働き方です。感染症拡大防止の観点から、在宅勤務を導入・推奨する会社が急増しました。しかし、在宅勤務ではオフィス環境とは大きく異なる環境で仕事をすることになります。快適に仕事をするためには、在宅勤務開始までの準備や、在宅勤務中の工夫が重要となります。在宅勤務を継続する、またはこれから在宅勤務をされる方のため、在宅勤務を上手に行うコツをご紹介いたします。
目次
環境を整える
コミュニケーションの活性化
心身のバランスを整える
気持ちの切り替え
まとめ
環境を整える
在宅勤務を始めるためには、まずは働く環境を整えることが重要です。以下のポイントに沿って準備してみてください。
インターネット環境を整備する
在宅勤務では、インターネット上の情報にアクセスをしたり、オンラインで通信・通話をする機会が多くなります。
インターネット環境を整備することは、在宅勤務を快適におこなうために最も重要な準備です。
自宅はオフィス環境と異なり、ネットワークの通信速度や品質に問題があることもあります。契約やプランの見直しも視野に入れましょう。
デスクや椅子を整える
もともと仕事をする部屋として整備していない部屋を使う場合は、椅子や机などを仕事向きのものに購入しなおすとよいでしょう。座っていて疲れにくい椅子や高さのちょうどよい机などが、長時間のデスクワークには最適です。
家族と協力関係を作る
在宅勤務をするためには、作業に集中できるスペースや、電話やオンラインでの通話ができる静かな環境があることが望ましいです。そのためには、家族が日中利用していた場所をつかったり、通話のために配慮をお願いすることを避けられません。勤務を始める前に、家族の理解と協力を得るようにしましょう。
コミュニケーションの活性化
在宅勤務では、関係者とのコミュニケーションは直接会って顔を合わせることがありません。そのため、気軽にコミュニケーションができる環境を意識的につくっておく必要があります。
コミュニケーションツールを導入する
在宅勤務中は、仕事の関係者と同じ空間を共有することがなくなります。その中でも、普段のコミュニケーションに近い形でコミュニケーションをとれると理想的です。
たとえば、チャットツールは、会話に近いチャット形式でやりとりが可能であるため、メールなど形式的な文章作成が必要なツールと異なり気軽にコミュニケーションがとれるようになります。
またビデオ通話ツールを利用することで、お互いの顔を見ながらコミュニケーションをすることができます。顔の見えない電話よりも、相手の反応が把握しやすいという点で意思疎通を図りやすくなります。
カメラ・マイクを整える
ビデオ通話を快適に利用するためには、ビデオ通話ツールを導入するだけではなく、使用するカメラやマイクの性能も重要です。特に社外の人とやりとりが発生する場合は、ある程度性能の高いカメラやマイクを使用したほうがよいでしょう。
また、重要な会議をおこなう際は、事前に機器の電源を入れ、カメラに映る範囲やマイクがどの程度音を拾うかなどをきちんと確認しておきましょう。
背景やライティングを整える
ビデオ通話では自宅の様子が背景として映ってしまうこともありますが、子どもが走り回ったりリビングで付いているテレビが映りこんだりしてしまうと、通話相手の集中力を削ぐおそれがあります。壁を背にしてビデオ通話をおこなうようにしたり、バーチャル背景を設定するなどして、通話でのコミュニケーションに集中できるようにすることが重要です。
また、照明の明るさや角度によって、表情が暗く映ってしまったり顔がよく見えなかったりすることもあります。相手に自分の顔がしっかりと見えるようなライティングを心がけましょう。
心身のバランスを整える
オフィスに出社して働くというスタイルから在宅勤務に移行することによって、仕事のリズムがつかめずに心身のバランスを崩してしまう人もいます。在宅勤務で心身のバランスを保つためには、以下のようなことに注意しましょう。
適度に運動をする
在宅勤務では、会社への通勤やクライアントのオフィスへの訪問などをしない分、運動量が急激に減ってしまいます。
しかし、運動量の急激な変化は心身に悪影響を及ぼすことにもなりかねません。始業前に散歩をしたり、終業後にジョギングをするなど、適度な運動を日常にとりいれるとよいでしょう。
雑談でリフレッシュする
仕事の合間の同僚とのちょっとした雑談はリフレッシュに非常に効果的ですが、オフィスで顔を合わせながら働いているときは、その重要性に気づきにくいものです。
在宅勤務では必要最低限の業務連絡しかできなくなってしまいがちです。同僚とやりとりをする機会がある場合は、雑談も含めて意識的にコミュニケーションをとるようにしましょう。
通話だけではなく、チャットなどでのやりとりでも息抜きとなることが期待できます。
休みをしっかりとる
在宅勤務では仕事をする時間に融通が利きやすいですが、忙しいから休みもとらずに仕事をしていると、すぐに疲れが溜まってしまいます。
人の目がない環境で働くからこそ、自分なりに休みのタイミングを設けてメリハリを付けることが重要です。
「◯分働いて△分休憩する」というように、自分に合ったリズムでオンオフを切り替えるようにすると、仕事の効率や生産性も上がるでしょう。
オンオフの気持ちを切り替えるルーティンを作る
休みをとる場合は、オンオフの気持ちを切り替えられるようにしておくことも重要です。
たとえば、「15時からちょっとした家事をする」「トイレに立った際に5分間ソファでリラックスする」など自分なりのルーティンを作ると気持ちにメリハリがつくでしょう。
在宅勤務を快適におこなうコツは気持ちの切り替え
在宅勤務を快適にするコツは、環境整備のほか、コミュニケーションや適度な運動、休息によってオンとオフの切り替えをすることです。
特にコミュニケーションは、普段の仕事のやりとりだけではなく、リラックスをするための手段としても重要です。快適にやりとりをおこなうことができるツールを導入するなど、重点的に工夫をするとよいでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
少子高齢化による労働人口の不足や国際競争力の低下といった問題を抱える日本において、企業が優秀な人材を確保し続け生き残っていくためにも、テレワークの導入は早急に検討すべき施策といえます。初期の人的・金銭的な導入コストはかかりますが、中長期的に見れば、コストの削減や生産性の向上につながります。
またテレワークは、地域の活性化やワークライフバランスの実現による子育てしやすい環境作りなど、企業だけでなく社会貢献にもつながります。テレワークの導入に失敗しないためにも、メリットやデメリット、導入ステップを今一度確認した上で、我々エスアイエス・パートナーズに是非ご相談ください。テレワークに必要な端末、ネットワーク環境、クラウドサービス、セキュリティ対策をワンストップで提供できます。どんなことでもお気軽にお問い合わせください。