OA機器の運用コストとは？購入に掛かる費用と維持メンテナンスに掛かる費用とに分けることができることを前回お伝えしました。今回はその運用に際して掛かる別のコストについてお伝えします。
目次
- OA機器の運用には人件費が掛かる
- 人件費を節約した事例
- まとめ
１．OA機器の運用には人件費が掛かる
人が使うものですから、運用には人件費が掛かります。例えば消耗品の発注に人件費が掛かっていませんか？PPC用紙の発注、インクやトナーの発注は注文してよいかどうかの確認が事前に行われませんか？社員は購入申請書を起案し上司が承認。承認された申請を購買に送って購入をしてもらうという手順にはたくさんの時間が掛かっています。最近は電子で申請するやり方に変わりつつあるとはいえ、そこに掛かる時間は数分という時間ではないはずです。プリンターの場合、紙がつまった、用紙を補給した、トナーを交換したなどなど。その運用には人件費が掛かっています。
２．人件費を節約した事例
病院のSPDという仕組みに似た事例になります。その企業は印刷が多く、トナーの発注数量が毎月かなりの数量に上りました。しかし保管場所は広くないため、月に数回の発注をされていたのですが、時々欠品が発生するのです。トナーの種類も多く、何が不足しているのかすぐに把握できないうえに、すでに発注がされているのかも分からないので、気が付くと欠品でプリンターが止まるという事故が発生するのです。そこで我々が在庫管理を請け負うことにしました。SPDに似た仕組みを作り、定期的に必要量を補充できるようにしたのです。双方に信頼関係が無ければ実現できないやり方ですが、お客様は私達を信頼して下さり、その仕組みを提案してからは欠品がゼロになりました。特に担当者が変わる年度替わりなどでこの仕組みは威力を発揮し、誰かが困ることもなく安定したトナーの供給ができるようになったのです。複合機のようにカウンター料金で動かせる場合はこの問題はありませんが、プリンターの場合は消耗品を購入する形で運用しますから、そこに人が介在します。その人件費と手間を省き、さらに純正品よりも安い金額でリサイクルトナーを納入することで相当のコストダウンができたという事例です。
ある程度の使用量が見込めないとできない仕組みではありますが、少ない使用量でもこのような仕組みを導入できるとしたら魅力的ではありませんか？
エスアイエス・パートナーズのご提案するサブローという複合機のサブスクは、複合機やプリンターの利用料だけでインクやトナーが無料になります。年間で必要なインクやトナーの数量を予め計算し、定期的にお届けします。注文する必要もなく、欠品の恐れもありません。運用に掛かるコストから解放されると、経営は非常にシンプルになります。
３．まとめ
いかがでしたか？複合機やプリンターのサブスクは実はOA機器の運用に掛かる人件費を削減できることに驚かれましたか？多くの方が印刷コストに関心を払いますが、実は運用には人件費も掛かっていることが分かると考え方が変わるかもしれません。複合機のサブスク「サブロー」についてもっと知りたい方はホームページをご覧になるか、弊社までお問合せください。