今回の課題解決事例は、名古屋市内の税理士法人様への複合機導入です。
税理士法人と、M&A仲介を専門とするグループ企業の株式会社がオフィスを合併することになり、これまで使用していた小型インクジェット複合機では、印刷量・スピード・仕上げ作業・利用管理の面で限界が出ていました。
会計資料、申告関連資料、M&A提案資料、セミナー資料など、正確性と見やすさが求められる書類を日常的に扱う士業オフィスでは、複合機は単なる印刷機ではありません。
書類業務の流れを整え、スタッフの作業時間を減らし、法人ごとの費用管理をしやすくするための重要な業務インフラです。
今回ご提案した機種は、富士フイルムビジネスイノベーション Apeos C3570です。
Apeos C3570は、A3カラー複合機シリーズの中で、A3対応、カラー出力、スキャン、クラウド連携、フィニッシャー連携などを組み合わせやすいモデルです。公開仕様では、A4ヨコの連続複写速度はカラー・モノクロとも35枚/分、最大用紙サイズはSRA3、12×18インチ、A3に対応しています。プリント機能では、標準のページ記述言語としてART EX、エミュレーションとしてDocuWorks、PDF、XPS、TIFF、JPEGなどに対応しています。
Cloud Service Hubは、複数のクラウドサービスをひとつのインターフェイスで扱い、スキャン・保存・検索・プリントをつなげるクラウド連携サービスです。OneDrive / OneDrive for Businessにも対応しているため、今回のようにクラウド上の資料を複合機と連携させたい場合に有効です。
また、ICカード登録はApeos C3570にも対応しており、カードとユーザー情報を関連づけることで、利用者ごとの管理を行いやすくなります。
これまでは小型のインクジェット複合機を使用していました。
しかし、税理士法人としての業務拡大に加え、M&A仲介を専門とするグループ企業とのオフィス合併により、印刷・コピー・スキャンの量が大きく増えていました。
特に次のような場面で、従来機では負担が大きくなっていました。
・会計資料や申告関連資料の大量印刷・M&A提案資料のカラー印刷・クライアント向け資料のA3出力・セミナー資料の印刷とホチキス止め・複数法人で利用する際の費用管理・OneDrive上の資料との連携・DocuWorksを使った文書管理
印刷そのものはできても、待ち時間や仕上げ作業が増えることで、スタッフの手間が積み重なっていました。
今回のオフィスでは、税理士法人とM&A仲介会社が同じ複合機を共有します。
そのため、単に印刷できるだけでなく、誰が、どの法人の業務で、どれくらい利用したのかを把握しやすい仕組みが必要でした。
カード認証による利用管理を導入することで、利用者ごとの把握や、法人間での費用按分にも役立てやすくなります。
今回の導入では、以下の条件を重視されていました。
・DocuWorksとの連携がスムーズであること・印刷スピードが速いこと・A3フルカラー印刷に対応していること・セミナー資料作成に使えるフィニッシャー機能があること・中とじやホチキス止めなどの仕上げ作業を減らせること・カウンター料金をできるだけ抑えられること・OneDriveにアクセスできること・カード認証で利用者管理ができること・20名規模のオフィスで無理なく共有できること
士業オフィスでは、印刷コストだけでなく、作業時間、文書管理、セキュリティ、クラウド連携まで含めて検討することが大切です。
今回、私たちは富士フイルムビジネスイノベーション Apeos C3570をご提案しました。
ご提案の中心は、単に複合機を入れ替えることではありません。
オフィス合併後の働き方に合わせて、次のような構成にしました。
・A3フルカラー複合機 Apeos C3570を導入・フィニッシャーをオプションで設置・セミナー資料用にホチキス止めや中とじなどの仕上げ作業を効率化・20名分のカード認証を導入・異なる法人が同じ複合機を使いやすい利用管理を整備・Cloud Service Hubを採用し、OneDriveとの連携を実現・DocuWorksを活用しやすい文書運用に対応
これにより、印刷、スキャン、資料作成、利用管理、クラウド連携をひとつの流れとして整えることができました。
税理士法人やM&A仲介会社では、紙と電子データの両方を扱う場面が多くあります。
DocuWorksを活用しやすい複合機環境にすることで、紙資料の電子化、資料の整理、社内共有、保管までの流れがスムーズになります。
今回の導入では、文書業務全体の工数削減効果として約20％の改善が期待できます。
これまでは、セミナー資料を印刷したあと、人の手でページをそろえ、ホチキス止めを行う必要がありました。
フィニッシャー機能を活用することで、資料の印刷から仕上げまでを自動化しやすくなります。
今回のケースでは、セミナー資料作成にかかる手作業を約10時間分削減できる見込みです。
小型インクジェット複合機では、大量印刷時に待ち時間が発生しやすく、急ぎの資料作成ではストレスになりがちです。
今回の導入では、印刷スピードが従来環境より約175％アップする見込みです。
スタッフが複合機の前で待つ時間を減らし、本来の専門業務に集中しやすくなります。
税理士法人とグループ企業が同じオフィスで複合機を共有する場合、利用状況の見える化は重要です。
カード認証を導入することで、20名それぞれの利用管理がしやすくなり、法人間での費用按分にも活用できます。
これは、複数法人が同じ場所で働くオフィスにとって、とても実務的なメリットです。
Cloud Service Hubを活用することで、OneDrive上の資料と複合機を連携しやすくなります。
クラウドに保存された資料を探して印刷する、紙資料をスキャンしてクラウドに保存する、といった流れがスムーズになり、紙とクラウドの間にある手間を減らせます。
今回の事例は、次のような事務所に特に参考になります。
・税理士法人、会計事務所、社労士事務所、法律事務所などの士業オフィス・M&A仲介、コンサルティング、保険代理店など提案資料が多い会社・小型インクジェット複合機では印刷量に追いつかなくなっている事務所・A3カラー資料やセミナー資料をよく作成する事務所・複数法人や複数部門で複合機を共有している会社・DocuWorksやOneDriveを活用している会社・カウンター料金や印刷コストを見直したい会社・カード認証で利用者管理をしたい会社
印刷枚数が増えたとき、単に機械を大きくするだけでは十分ではありません。
誰が使うのか、どの資料を印刷するのか、どこに保存するのか、どのように費用管理するのかまで考えることで、複合機の導入効果は大きく変わります。
私たちは、複合機を単なる機械としてではなく、オフィスの課題を解決するための業務インフラとして考えています。
今回のように、税理士法人とグループ企業が同じオフィスで働く場合、必要になるのは機器の性能だけではありません。
・印刷量に合った機種選定・カウンター料金を含めたコスト比較・DocuWorksやOneDriveとの連携確認・フィニッシャー機能による作業削減・カード認証による利用者管理・法人間の費用按分を意識した運用設計・導入後にスタッフが使いやすい設定
こうした点をひとつずつ確認しながら、お客様の現場に合った構成をご提案します。
特に、士業オフィスや医療機関、クリニック、中小企業では、日々の業務を止めずに、無理なく使えることが大切です。
私たちは、導入前のヒアリングから、機器選定、設置、設定、運用のご相談まで、お客様の立場に合わせて丁寧に対応します。
私たちが選ばれる理由はこちら
・今の複合機が遅く、印刷待ちが増えている・インクジェット複合機からレーザー複合機へ切り替えたい・A3カラー印刷が必要になった・セミナー資料や提案資料の作成を効率化したい・ホチキス止めや中とじ作業を自動化したい・DocuWorksをもっと使いやすくしたい・OneDriveなどのクラウドと複合機を連携したい・複数法人で複合機を共有したい・カード認証で利用者ごとの管理をしたい・カウンター料金を見直したい・士業オフィスに合う複合機構成を相談したい
北海道,青森県,岩手県,宮城県,秋田県,山形県,福島県,茨城県,栃木県,群馬県,埼玉県,千葉県,東京都,神奈川県,新潟県,富山県,石川県,福井県,山梨県,長野県,岐阜県,静岡県,愛知県,三重県,滋賀県,京都府,大阪府,兵庫県,奈良県,和歌山県,鳥取県,島根県,岡山県,広島県,山口県,徳島県,香川県,愛媛県,高知県,福岡県,佐賀県,長崎県,熊本県,大分県,宮崎県,鹿児島県,沖縄県
複合機の入れ替え、印刷コストの見直し、DocuWorks連携、OneDrive連携、カード認証、フィニッシャー機能の導入など、現在の環境に合わせてご相談いただけます。
ご相談フォームはこちら
A. 税理士法人では、申告関連資料、会計資料、顧問先向け資料、セミナー資料などを扱うため、A3カラー複合機があると資料作成の幅が広がります。印刷枚数が増えている場合や、小型インクジェット複合機で待ち時間が発生している場合は、A3フルカラーレーザー複合機への切り替えが有効です。
A. 主なメリットは、印刷スピードの向上、大量印刷時の安定性、カウンター料金によるコスト管理、A3カラー印刷への対応、フィニッシャーによる仕上げ作業の自動化です。特に、スタッフが複合機の前で待つ時間や、資料を手作業でホチキス止めする時間を減らせます。
A. カード認証や利用者管理の仕組みを導入することで、誰がどれだけ利用したかを把握しやすくなります。税理士法人とグループ会社が同じオフィスで複合機を共有する場合でも、法人別・利用者別の管理に活用できます。
A. DocuWorksを日常的に使っている事務所では、DocuWorks文書に対応した複合機を選ぶことで、紙資料の電子化、資料整理、社内共有がしやすくなります。既存の文書管理フローを活かしたまま、印刷・スキャン環境を整えることができます。
A. Cloud Service Hubなどのクラウド連携サービスを活用することで、OneDrive上の資料を複合機から扱いやすくなります。スキャンした資料をクラウドに保存したり、クラウド上の資料を印刷したりする業務をスムーズにできます。
A. フィニッシャー機能を導入することで、資料の仕分け、ホチキス止め、中とじ、二つ折りなどの作業を自動化できます。セミナー資料や提案資料を多く作成する事務所では、手作業の時間削減につながります。
A. 士業オフィスでは、印刷速度、A3カラー対応、DocuWorks連携、クラウド連携、カウンター料金、カード認証、フィニッシャー機能、保守対応を総合的に確認することが大切です。単に本体価格だけで選ぶのではなく、日々の業務時間や管理のしやすさまで含めて検討する必要があります。
お客様のご要望に合わせて、最適な構成案や御見積書を個別に作成することも可能です。
