コロナ渦を背景にオフィスを見直す動きが活発化しています。テレワークで人のいないオフィスを見て、オフィスが不要という極端な見方も出てきました。しかし、オフィスはこれまでずっと人が集まりアイディアを出し合う貴重な空間でした。オフィスに残すべき必要なことはなにか？そのために何ができるのか？今回はオフィスを移転するにあたり、基礎の基礎とも言うべき情報をお伝えします。
目次
- オフィス移転を計画する前にはっきりさせる３つのポイント
- 移転で想定されること
- まとめ
１．オフィス移転を計画する前にはっきりさせる３つのポイント
移転の理由をはっきりさせる
なぜ移転したいのでしょうか？「狭くなったから」「もっと交通の便や良い場所に移りたいから」など理由は様々でしょう。なんとなく良い場所に引っ越そうという理由もあるかもしれませんが、せっかくお金を使って移転するのであれば、会社が発展するような移転にしたいものですね。
移転の目的を決める
「移転する理由だけで充分ではありませんか？」と言われてしまいそうです。実は成功する移転には目的があります。例えば、①生産性を上げる ②採用を強化する などが考えられます。移転の目的は、御社の経営計画に合致していなければなりません。今後の５年間で何を成し遂げたいですか？そのためにオフィスはどんな役割を果たしますか？今の不便だけを解消するオフィス移転ではなく、今後の成長に貢献するオフィス移転になるように目的を考えましょう。
新しいオフィスに求める条件をリスト化する
移転理由と移転目的をはっきりさせたら、それを達成できる物件の理想はどのようなものかを考えて見ましょう。交通の便が良い場所にはたくさんのオフィス物件がありますが、ビルの１階が良いのか、高層階が良いのか？充分な光が入るオフィスが良いのか、それとも壁に囲まれたオフィスが良いのか？、四角いオフィスか長いオフィスか？オフィスに求める条件をリスト化して、それらが目的を達成できるものかどうか調べましょう。
２．移転で想定されること
月々の家賃以外に係る費用を把握していますか？エアコンが多くなれば電気代がかさみます。新たな什器の購入は必要ですか？定期的なメンテナンスが必要なものが増えるでしょうか？契約の内容によっては退去する（解約する）事前の通知期間が半年前などと、かなり長いケースもあるでしょう。期間内に解約すると違約金が発生しますか？新しいオフィスと今のオフィスの両方の家賃を払う期間がありますか？今のオフィスの現状回復費用はいくらかかりそうですか？自分が負担する金額の範囲をしっかりと把握しておくことはとても重要です。
３．まとめ
費用を計算すると、移転がとてもお金の掛かることだ改めて分かります。単にキレイで広いオフィスに移転したいというのではなく、御社の経営計画に沿って未来に成し遂げたいことを、オフィス移転がそのきっかけや場所になるように、移転目的をしっかりを定めましょう。オフィスの移転ができるのは本当にチャンスです。なぜならば移転したくても移転できない企業がたくさんあるからです。移転を会社の成長の原動力にできるよう計画してみませんか？