OA機器のコスト管理はどうしていますか？OA機器の購入や維持にどれほどのお金が掛かっていますか？
今回はOA機器のコスト管理について取り上げます。
目次
- OA機器のコストとは？
- OA機器のコスト管理は通年で考えよう
- まとめ
１．OA機器のコストとは？
購入に掛かる費用と維持メンテナンスに掛かる費用の二つに分けることができます。購入に掛かる費用の場合はリース料金やレンタル料金、買取したものは減価償却費が購入に掛かる費用になります。これらは毎月一定の金額になるので変動しない点で経営がしやすくなります。一方維持メンテナンス費用は定額の経費と変額の経費に分けられます。例えばサーバーのメンテ費用はメンテ契約で毎月一定の支払いになるでしょう。しかし、トナーやインク、メンテ契約をしていないプリンターの修理費用は随時発生します。トナーやインクは消耗品費、修理費用は修繕費と項目が変わりますので、損益計算書上でひとまとめに把握がしにくくなります。
２．OA機器のコスト管理は通年で考えよう
商談をしていて思うのは、トナーやインク、複合機のカウンター料金を通年で把握されていない企業が非常に多いこと。請求書のコピーを頂くのですが、コストダウンがどれくらいできるのか計算しようとしても数カ月分の請求書で判断しないといけないのです。この月は多かったけど、その月は少なかったといったような把握になっているので、どの月で計算したらいいのか分からないのです。仮にその数か月分で計算しても、なんとなく腑に落ちない感じになります。経営の予算を年間で考えているはずですが、変動するコストを通年で把握していないので予算の範囲内かどうか検証できないのは経営上どうなのか？金額が少ないから良いのか？その割には安く安くと金額を求められますから、通年で把握されたコストと比較することで、我々もどのような提案ができるかいろいろ考えることができます。
３．まとめ
いかがでしたか？ちょっと愚痴っぽくなってしまいましたが、通年で考えるとサブスクとの比較検討が非常にやりやすくなります。効果を検証しやすいのです。そんなにメリットがあるのならと上司も納得の承認をしてくれるのではないでしょうか？