2023.02.28
コラム
今回は3回目。脱炭素をOA機器でどう実現するのか？今回のテーマは複合機です。
目次
- 複合機はなぜ脱炭素？
- 今どきの複合機活用方法
- まとめ
１．複合機はなぜ脱炭素？
複合機はなぜ脱炭素なのか？それはペーパーレス化に寄与するからです。印刷機なのに？と思った方。いいえ、複合機は印刷だけではありません。スキャナー機能がついています。これが非常に役に立つ機能なのです。弊社のお客様の中には二人で一台のスキャナーを使っている法人があります。外部から来る紙データはすべてスキャンし、電子データで仕事をしています。紙データ→電子データへの変換はスキャナーが付いている複合機が担えるのです。
２．今どきの複合機活用方法
電子帳簿保存法の施行がまじかに迫っています。ここで電子保存するのが、相手先より受領した書類の数々。契約書、見積書、請求書、注文書、領収書などさまざな（被）○○文書。
電帳法第4条3項では相手側から受け取る紙文書を電子保存するとされています。そこで複合機のスキャン機能を使い、すべてＰＤＦファイルにします。また、電帳法第4条2項では、貸借対照表や損益計算書、棚卸表などを保存する際に電子保存することを定めています。ここでも複合機のスキャン機能が役立ちます。
こうした複合機でスキャンした電子データは、さらにドキュワークスなどのソフトを使ったワークフロー上で取り扱います。読み込んだデータは名前を付けますが、その名前の付け方のルールも決める必要があります。
３．まとめ
如何でしたか？電帳法の対応はこれからという企業が多いはずです。上手に複合機を使い、すべての書類を電子保存すると、業務効率は非常に上がるはずです。