今回はオフィス移転のお役立ち情報その7として、その6に引き続き移転についてお伝えします。
目次
- 移転の際にやるべきこと
- 具体的な内容とは?
- まとめ
1.移転の際にやるべきこと
- 移転の挨拶状を準備しましょう
- 新しい名刺を準備しましょう
- ホームページの変更も準備しましょう
- 伝票などの帳票類の住所も変更しましょう
2.具体的な内容とは?
①挨拶状の準備
お取引先やお客様にキチンとお伝えしておかなければなりません。一般的には挨拶状と呼ばれる少し厚いハガキを使った方法を採用します。見開きになっているハガキのタイプもあるでしょう。中にはメールで済ませたり、Facebookで告知して終わりという企業や団体もあるのかもしれません。この挨拶状は、引っ越しした事が相手に伝わればよいのかもしれませんが、移転はその会社の事業が発展した結果かもしれません。それまでのお取引先との良いお付き合いがあったからこそ今の結果があるのかもしれません。また、お客様に対しても同様です。お客様があってこそ今の会社の発展があり、オフィスを移転できたのかもしれません。ですから、感謝の気持ちをお伝えし、お取引先やお客様から引き続き信頼していただけるようなやり方で、引っ越しの挨拶を行うことはとても重要です。この挨拶をハガキの挨拶状で行う場合ですが、印刷会社に準備をしてもらう必要がありますので早めに準備しましょう。特に、個人事業主から法人化するタイミングで移転する場合、個人事業主の決算が12月ということもあり、移転が年末になります。すると印刷会社は年賀状などで大忙しで、挨拶状の印刷ができないと言うこともありますから、早めの準備はとても大切です。また、あて名書きは担当者宛てに手書きが良いかもしれません。デジタルの時代だからこそ、手書きで気持ちを伝えることが、連絡をもらった人の心を動かすでしょう。もちろんこれにも時間が掛かりますから段取り良くやりましょう。
②新しい名刺の準備
社員の人数分変更です。住所だけでなく、電話番号なども変更が反映されていますか?
③ホームページの変更
最近はホームページのない会社も少なくなりました。ホームページは会社の顔と言っても過言ではありません。うっかり変更し忘れたということが無いようにしましょう。
④伝票などの帳票類の変更
請求書や納品書の住所欄は変更が反映されていますか?会計ソフトのデータを操作するだけで完了するケースもあります。レターヘッドを印刷した書式がありますか?その書式も変更しておきましょう。そのほかにも封筒、商品カタログや会社案内の冊子、ゴム印、看板や表示、営業車の表示、段ボールなどに印刷した会社情報も変更しましょう。
3.まとめ
いかがでしたか?やることがたくさんあります。うっかり忘れてしますと、恥ずかしい思いをすることもありますから、十分注意しましょう。